O processo de solicitação para a Secretaria Processual e Administrativa (SPA) deve ser formalizado por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Abaixo, segue um documento detalhado com o passo a passo para solicitar a implantação/convalidação da SPA:

Passo a passo – Solicitação de Implantação de SPA

A supervisão, com base na definição dos membros integrantes das unidades de atuação na Comarca, irá categorizar a prioridade dos processos/procedimentos lançados no Planner conforme abaixo, devendo os integrantes da SPA priorizar o cumprimento das tarefas nesta ordem:

• Urgente (sino na cor vermelha);
• Importante (exclamação na cor vermelha );

No interior, as demandas oriundas das Promotorias de Justiça Eleitorais entrarão no fluxo de distribuição regular e serão cumpridas normalmente pelos integrantes da SPA da unidade. Sugere-se a criação de um “bucket” específico na ferramenta Planner para o tratamento dessas demandas.

Os processos devem ser encaminhados pelos membros, preferencialmente, para o e-mail institucional da SPA ou pelo sistema OneDrive. A supervisão da SPA, utilizando a ferramenta Planner, realizará a distribuição equitativa dos processos entre os servidores da SPA.

A SPA utiliza o módulo Documento do sistema IDEA para o cadastramento de demandas/representações, conforme especificado nos fluxos abaixo, disponíveis na página da SPA, “Fluxos Operacionais da SPA”, dentro do tema “Atendimento ao Público e Triagem”:

• Realizar Triagem – Atendimento Presencial;
• Recepcionar Documentos – Presencial; e
• Recepcionar Documentos – E-mail.

Para os casos de sigilo nível 4 – “acesso restrito a membros e servidores autorizados”, o promotor de Justiça deverá encaminhar o procedimento para a SPA e comunicar à supervisão qual servidor(a) foi habilitado(a) para o cumprimento da demanda. A supervisão fará o devido cadastro no Planner, atribuindo a tarefa para o(a) servidor(a) habilitado(a).

Cada documento expedido deve ser registrado como um movimento. A exceção é quando se tratar de juntada de comprovações de documentos encaminhados e/ou entregues, nesses casos, pode se agregar os documentos comprobatórios e registrá-los em um único movimento no sistema IDEA.

Sim. Os movimentos lançados em nome do promotor serão devidamente contabilizados no RAF, independentemente de o procedimento estar na unidade da SPA.

Não. O controle e as pesquisas podem ser feitos no IDEA (campo “Objeto”, “Formulário Completo”), na Mesa de Trabalho (campo “Pesquisa Inteligente”) e/ou na ferramenta Planner, sem que haja a necessidade de utilização de outros mecanismos ou ferramentas.

Sim. As pastas compartilhadas com modelos de documentos e planilhas estarão disponíveis na aba “Arquivos” da Equipe da SPA na ferramenta do Microsoft Teams ou no One Drive. O acesso pode ser feito por qualquer computador com internet, mediante login no Office 365 do MPBA e sem a necessidade da VPN.

Não. Os servidores da SPA só terão acesso ao Órgão/Unidade da própria SPA, pois todos os procedimentos pendentes de cumprimento estarão na Mesa de Trabalho da SPA.

Sim. A Supervisão da SPA deverá solicitar à Central de Serviços de TI (csti@mpba.mp.br) a criação da caixa de e-mail compartilhada, conforme o padrão definido (sp.nomedasecretariaprocessual@mpba.mp.br) e indicando os usuários que terão acesso.

Durante o período de transição de implantação da SPA, o gerente da regional deverá encaminhar as demandas finalísticas que eventualmente possam chegar no e-mail da regional para o e-mail da SPA.

Sim. Cada promotoria de Justiça permanecerá com sua caixa de e-mail própria, no entanto, os e-mails recepcionados serão redirecionados, com cópia, para o e-mail da SPA. Para tanto, a supervisão da SPA deverá solicitar à Central de Serviços de TI (csti@mpba.mp.br) a vinculação das caixas das promotorias de Justiça à SPA.

O atendimento que não resulta em atuação ministerial (como solicitação de informação, orientação geral ou consulta sobre andamento processual) deve ser cadastrado no IDEA como atividade não-procedimental. Para isso, utiliza-se a opção no menu Cadastramento > Atendimento (código 970107), preenchendo os dados da pessoa atendida e o termo de informações.

Atendimentos que demandam uma possível atuação ministerial ou avaliação finalística devem ser registrados no IDEA como documento, acessível no menu Cadastramento > Documento. Devem ser preenchidos os campos necessários, como objeto e envolvido, e lançado o movimento de atendimento (código 920002) com o termo de atendimento assinado. Em seguida, deve-se encaminhar o documento para a promotoria de Justiça com atuação na demanda cadastrada.

O atendimento realizado exclusivamente por servidores deve ser registrado no nome do servidor responsável pelo atendimento e na unidade de Secretaria Processual e Administrativa à qual estiver vinculado.

O atendimento feito em conjunto por servidor e promotor, ou de maneira sucessiva, deve ser registrado tanto na unidade de Secretaria Processual quanto na unidade de Promotoria de Justiça, cabendo a cada um a responsabilidade pelo registro do atendimento (código 920002) no órgão/unidade correspondente. Se o atendimento comporta atuação ministerial, ele deve ser formalizado inicialmente na unidade de Secretaria Processual e Administrativa, sendo posteriormente encaminhado como Documento à Promotoria de Justiça que deverá proceder ao registro do movimento de atendimento (código 920002), em nome do membro responsável.

O atendimento deve ser registrado exclusivamente na unidade finalística de promotoria de Justiça, em nome do membro responsável.

Estagiários e terceirizados não devem realizar atividades de atendimento ao público.

Os dados dos atendimentos ao público podem ser extraídos por meio de ferramentas de relatório e de Business Intelligence (BI), como o BI Finalístico e o BI Secretaria.